300 упражнений для тренинга продаж. Глава 20. Управление временем в продажах

Методичку сделал Олег Хрулёв, при создании использовались методы искусственного интеллекта


Тренинг продаж


Глава 20. Управление временем в продажах

Оглавление

  1. Приоритизация задач
  2. Планирование встреч
  3. CRM-система
  4. Воронка продаж
  5. Оптимизация процессов
  6. Делегирование
  7. Автоматизация рутины
  8. Контроль дедлайнов
  9. Анализ активностей
  10. Баланс задач

20.1 Упражнение «Приоритизация задач»

Описание упражнения

Упражнение направлено на развитие навыков эффективного управления задачами в продажах с использованием матрицы Эйзенхауэра. Участники учатся правильно оценивать срочность и важность задач для достижения максимальной продуктивности.

Цель упражнения

  • Научиться быстро и эффективно определять приоритетность задач
  • Освоить принципы матрицы Эйзенхауэра в контексте продаж
  • Развить навыки стратегического планирования рабочего времени
  • Улучшить показатели производительности в продажах

Реквизит

  • Бланки с матрицей Эйзенхауэра (4 квадрата)
  • Стикеры или карточки для записи задач
  • Ручки или маркеры
  • Таймер

Размер группы

От 5 до 15 человек

Поэтапное выполнение

ЭтапОписаниеВремя
1. ПодготовкаРаздача материалов и объяснение принципов матрицы Эйзенхауэра10 минут
2. Составление спискаУчастники записывают все свои текущие задачи на стикеры15 минут
3. РаспределениеРазмещение задач по квадратам матрицы20 минут
4. АнализПроверка корректности распределения задач15 минут
5. ПланированиеСоставление плана выполнения задач согласно приоритетам20 минут

Обсуждение, актуальные вопросы

  • Какие критерии вы использовали для определения важности задач?
  • Какие задачи оказались в квадрате «важно и срочно»?
  • Как можно предотвратить накопление срочных задач?
  • Какие задачи можно делегировать или автоматизировать?
  • Как часто нужно пересматривать приоритеты?

Интерпретация результатов

Квадрат матрицыИнтерпретация
Много задач в квадрате «важно и срочно»Признак недостаточного планирования
Преобладание задач в квадрате «неважно и срочно»Склонность к отвлечению на второстепенные дела
Баланс между квадратамиПоказатель эффективного управления временем

Рекомендации для ведущего

  • Перед началом упражнения убедитесь, что все участники понимают принципы матрицы Эйзенхауэра
  • Приведите конкретные примеры задач для каждого квадрата матрицы
  • Поощряйте участников быть честными в оценке важности задач
  • Помогайте участникам выявлять задачи, которые можно делегировать или автоматизировать
  • Обратите внимание на необходимость регулярного пересмотра приоритетов

Возможные модификации упражнения

  • Добавление временных меток к каждой задаче для более точного планирования
  • Включение командного элемента: обсуждение и приоритизация задач в парах
  • Использование цветовой кодировки для различных типов задач
  • Добавление этапа оценки ресурсов, необходимых для выполнения каждой задачи
  • Создание недельного плана на основе приоритизированных задач

20.2 Упражнение «Планирование встреч»

Описание упражнения

Упражнение направлено на развитие навыков эффективного планирования и проведения встреч с клиентами. Участники учатся оптимизировать время встреч, грамотно составлять маршруты и учитывать все факторы, влияющие на продуктивность личных продаж.

Цель упражнения

  • Освоить технику эффективного планирования встреч
  • Научиться оптимизировать маршруты передвижения между встречами
  • Развить навыки тайм-менеджмента при работе с клиентами
  • Повысить количество успешных встреч за рабочий день

Реквизит

  • Календарь-планировщик (электронный или бумажный)
  • Карта города или района работы
  • Список потенциальных клиентов
  • Шаблоны планирования встреч
  • Программа для построения маршрутов

Размер группы

От 4 до 12 человек

Поэтапное выполнение

ЭтапОписаниеВремя
1. Анализ клиентской базыСегментация клиентов по географическому признаку20 минут
2. Приоритизация клиентовОпределение важности и срочности встреч15 минут
3. Построение маршрутовСоздание оптимальных маршрутов передвижения25 минут
4. Временные слотыРаспределение времени между встречами20 минут
5. Планирование буферовУчёт возможных задержек и форс-мажоров15 минут

Обсуждение, актуальные вопросы

  • Как правильно оценить длительность встречи с разными типами клиентов?
  • Какие факторы нужно учитывать при планировании маршрута?
  • Как эффективно использовать время между встречами?
  • Какие инструменты планирования наиболее эффективны?
  • Как действовать в случае отмены или переноса встречи?

Интерпретация результатов

ПоказательОценка эффективности
Количество встреч в день4-6 встреч — оптимально
Время в пути между встречамиНе более 30% рабочего времени
Процент состоявшихся встречВыше 80% — отличный результат

Рекомендации для ведущего

  • Подготовьте реальные примеры эффективного планирования встреч
  • Обсудите типичные ошибки при планировании времени
  • Покажите работу с различными инструментами планирования
  • Уделите внимание работе с форс-мажорными ситуациями
  • Проведите анализ успешных кейсов планирования

Возможные модификации упражнения

  • Добавление элемента соревнования между участниками
  • Использование реальной CRM-системы для планирования
  • Включение сценариев с форс-мажорными ситуациями
  • Практика планирования онлайн-встреч
  • Интеграция с системами календарного планирования

20.3 Упражнение «CRM-система»

Описание упражнения

Упражнение направлено на развитие навыков эффективного использования CRM-системы для управления временем и клиентской базой. Участники учатся правильно организовывать работу с клиентами, используя все возможности современных CRM-систем.

Цель упражнения

  • Освоить основные функции CRM-системы
  • Научиться эффективно управлять клиентской базой
  • Автоматизировать рутинные процессы
  • Улучшить качество взаимодействия с клиентами

Реквизит

  • Доступ к учебной версии CRM-системы
  • Компьютеры или ноутбуки для каждого участника
  • Тестовая база клиентов
  • Шаблоны документов для работы
  • Инструкции по работе с CRM

Размер группы

От 3 до 10 человек

Поэтапное выполнение

ЭтапОписаниеВремя
1. Настройка профиляСоздание и настройка личного профиля в CRM15 минут
2. Работа с базойИмпорт и организация клиентской базы30 минут
3. Создание задачПланирование активностей и напоминаний25 минут
4. АвтоматизацияНастройка автоматических действий35 минут
5. АналитикаРабота с отчетами и дашбордами25 минут

Обсуждение, актуальные вопросы

  • Как эффективно категоризировать клиентов в CRM?
  • Какие задачи можно и нужно автоматизировать?
  • Как использовать напоминания с максимальной пользой?
  • Какие отчеты наиболее важны для анализа работы?
  • Как интегрировать CRM с другими рабочими инструментами?

Интерпретация результатов

КритерийПоказатель эффективности
Скорость работы с клиентской базойСокращение времени на 40-60%
Автоматизация процессовНе менее 50% рутинных задач
Качество заполнения данныхБолее 90% полных профилей

Рекомендации для ведущего

  • Предварительно проверьте работоспособность всех функций CRM
  • Подготовьте пошаговые инструкции для новичков
  • Уделите особое внимание часто используемым функциям
  • Покажите примеры эффективной организации данных
  • Расскажите о типичных ошибках и способах их избежать

Возможные модификации упражнения

  • Добавление сценариев работы с проблемными клиентами
  • Создание системы тегов для быстрого поиска
  • Разработка собственных шаблонов документов
  • Настройка интеграций с календарем и почтой
  • Создание персонализированных дашбордов

20.4 Упражнение «Воронка продаж»

Описание упражнения

Упражнение фокусируется на эффективном управлении воронкой продаж для оптимизации временных затрат на каждом этапе. Участники учатся анализировать и улучшать конверсию между этапами, правильно распределять время на работу с клиентами на разных стадиях воронки.

Цель упражнения

  • Научиться эффективно управлять временем на каждом этапе воронки
  • Оптимизировать конверсию между этапами
  • Выявить и устранить временные потери в процессе продаж
  • Разработать стратегию ускорения прохождения клиентов по воронке

Реквизит

  • Шаблоны воронки продаж
  • Таблицы для анализа временных затрат
  • Статистические данные по текущим продажам
  • Калькулятор конверсии
  • Доска или флипчарт для визуализации

Размер группы

От 5 до 15 человек

Поэтапное выполнение

ЭтапОписаниеВремя
1. Анализ текущей воронкиОпределение существующих этапов и временных затрат30 минут
2. Выявление узких местПоиск этапов с наибольшими временными потерями25 минут
3. Оптимизация процессовРазработка решений для ускорения конверсии35 минут
4. Создание нормативовУстановка временных стандартов для каждого этапа20 минут
5. ТестированиеПроверка новых подходов на практике40 минут

Обсуждение, актуальные вопросы

  • Какие этапы воронки требуют наибольших временных затрат?
  • Как ускорить прохождение клиента по воронке без потери качества?
  • Какие инструменты помогают сократить время на рутинные операции?
  • Как правильно определить приоритетность работы с разными клиентами?
  • Какие метрики важно отслеживать для оценки эффективности?

Интерпретация результатов

ПоказательЦелевое значение
Время прохождения воронкиСокращение на 25-30%
Конверсия между этапамиРост на 15-20%
Количество активных сделокУвеличение на 30-40%

Рекомендации для ведущего

  • Подготовьте реальные примеры успешной оптимизации воронки
  • Используйте визуальные инструменты для наглядности
  • Фокусируйтесь на практических решениях
  • Учитывайте специфику продукта и целевой аудитории
  • Регулярно проводите замеры эффективности внедренных изменений

Возможные модификации упражнения

  • Создание специализированных воронок для разных продуктов
  • Внедрение элементов геймификации
  • Разработка скриптов для каждого этапа
  • Интеграция с системами аналитики
  • Создание индивидуальных планов оптимизации для каждого менеджера

20.5 Упражнение «Оптимизация процессов»

Описание упражнения

Упражнение направлено на выявление и устранение неэффективных процессов в работе менеджера по продажам. Участники учатся анализировать свои рабочие процессы, находить потери времени и оптимизировать повседневную деятельность.

Цель упражнения

  • Выявить неэффективные процессы в работе
  • Научиться анализировать временные затраты
  • Разработать стратегии оптимизации рабочих процессов
  • Внедрить инструменты повышения продуктивности

Реквизит

  • Дневники учета времени
  • Таблицы для анализа процессов
  • Секундомер или таймер
  • Карточки для описания процессов
  • Диаграммы процессов

Размер группы

От 4 до 12 человек

Поэтапное выполнение

ЭтапОписаниеВремя
1. Картирование процессовОписание всех рабочих процессов30 минут
2. ХронометражЗамер времени на каждый процесс45 минут
3. Анализ потерьВыявление временных потерь25 минут
4. Разработка решенийСоздание плана оптимизации35 минут
5. ТестированиеПроверка новых методов работы40 минут

Обсуждение, актуальные вопросы

  • Какие процессы занимают больше всего времени?
  • Где происходят основные потери времени?
  • Какие процессы можно объединить или упростить?
  • Какие инструменты помогут ускорить работу?
  • Как измерить эффективность оптимизации?

Интерпретация результатов

Тип процессаОжидаемый результат оптимизации
Рутинные операцииСокращение времени на 50-70%
КоммуникацииПовышение эффективности на 30-40%
ДокументооборотУскорение на 40-60%

Рекомендации для ведущего

  • Подготовьте примеры успешной оптимизации процессов
  • Обеспечьте участников инструментами для анализа
  • Помогайте в выявлении скрытых потерь времени
  • Поощряйте креативный подход к решению проблем
  • Следите за реалистичностью предлагаемых решений

Возможные модификации упражнения

  • Добавление элемента соревнования между участниками
  • Использование видеозаписи для анализа процессов
  • Создание банка лучших практик
  • Разработка стандартов выполнения типовых операций
  • Внедрение системы постоянного совершенствования процессов

20.6 Упражнение «Делегирование»

Описание упражнения

Упражнение направлено на развитие навыков эффективного делегирования задач в процессе продаж. Участники учатся определять задачи для делегирования, правильно ставить задачи и контролировать их выполнение, что позволяет существенно экономить рабочее время.

Цель упражнения

  • Научиться выявлять задачи, подходящие для делегирования
  • Освоить технику эффективной постановки задач
  • Развить навыки контроля делегированных задач
  • Повысить общую эффективность работы команды продаж

Реквизит

  • Матрица делегирования
  • Чек-листы для постановки задач
  • Шаблоны заданий
  • Таблицы учета делегированных задач
  • Карточки с описанием типовых задач

Размер группы

От 6 до 15 человек

Поэтапное выполнение

ЭтапОписаниеВремя
1. Анализ задачОпределение задач для делегирования25 минут
2. Подготовка описанийСоставление четких инструкций35 минут
3. РаспределениеВыбор исполнителей и передача задач20 минут
4. Установка контроляОпределение точек и методов контроля15 минут
5. Обратная связьАнализ результатов и корректировка25 минут

Обсуждение, актуальные вопросы

  • Какие задачи лучше всего подходят для делегирования?
  • Как определить подходящего исполнителя?
  • Какие инструкции необходимы для успешного делегирования?
  • Как организовать эффективный контроль?
  • Что делать в случае неудачного делегирования?

Интерпретация результатов

КритерийУспешный результат
Количество делегированных задач30-40% от общего объема
Качество выполненияНе менее 85% соответствия требованиям
Экономия времениОт 5 до 10 часов в неделю

Рекомендации для ведущего

  • Подготовьте примеры успешного делегирования
  • Объясните важность четких инструкций
  • Обратите внимание на типичные ошибки
  • Покажите методы эффективного контроля
  • Научите давать конструктивную обратную связь

Возможные модификации упражнения

  • Проведение ролевых игр по делегированию
  • Создание системы оценки эффективности делегирования
  • Разработка матрицы компетенций для делегирования
  • Внедрение цифровых инструментов контроля
  • Организация системы взаимного обучения в команде

20.7 Упражнение «Автоматизация рутины»

Описание упражнения

Упражнение посвящено выявлению и автоматизации рутинных задач в процессе продаж. Участники учатся использовать современные инструменты и технологии для автоматизации повторяющихся действий, что позволяет существенно сократить временные затраты.

Цель упражнения

  • Выявить задачи, подлежащие автоматизации
  • Освоить инструменты автоматизации
  • Научиться создавать автоматизированные процессы
  • Оценить эффективность внедренной автоматизации

Реквизит

  • Компьютеры с доступом к интернету
  • Инструменты автоматизации (демо-версии)
  • Шаблоны писем и документов
  • Список типовых задач
  • Инструкции по настройке автоматизации

Размер группы

От 4 до 8 человек

Поэтапное выполнение

ЭтапОписаниеВремя
1. Аудит рутинных задачСоставление списка повторяющихся действий30 минут
2. Выбор инструментовПодбор подходящих средств автоматизации25 минут
3. Настройка процессовСоздание автоматизированных сценариев45 минут
4. ТестированиеПроверка работы автоматизации20 минут
5. ОптимизацияКорректировка настроек по результатам теста30 минут

Обсуждение, актуальные вопросы

  • Какие задачи наиболее эффективно поддаются автоматизации?
  • Как выбрать оптимальные инструменты для автоматизации?
  • Какие риски нужно учитывать при автоматизации?
  • Как оценить эффективность автоматизации?
  • Какие навыки необходимы для успешной автоматизации?

Интерпретация результатов

ПоказательЦелевое значение
Сокращение времени на рутинуМинимум 60%
Количество автоматизированных процессовНе менее 5 базовых процессов
Надежность автоматизации95% успешных выполнений

Рекомендации для ведущего

  • Заранее подготовьте примеры успешной автоматизации
  • Проверьте работоспособность всех инструментов
  • Предусмотрите альтернативные варианты автоматизации
  • Уделите внимание безопасности и надежности
  • Подготовьте инструкции по устранению типичных проблем

Возможные модификации упражнения

  • Создание библиотеки готовых скриптов
  • Разработка пользовательских шаблонов
  • Интеграция с CRM-системой
  • Настройка системы отчетности
  • Создание чат-ботов для типовых коммуникаций

20.8 Упражнение «Контроль дедлайнов»

Описание упражнения

Упражнение направлено на развитие навыков эффективного управления дедлайнами в процессе продаж. Участники учатся устанавливать реалистичные сроки, отслеживать их выполнение и корректировать планы в случае необходимости.

Цель упражнения

  • Научиться правильно оценивать время на выполнение задач
  • Освоить методы контроля дедлайнов
  • Развить навыки прогнозирования рисков срыва сроков
  • Улучшить показатели своевременного выполнения задач

Реквизит

  • Календарь-планировщик
  • Таблицы для отслеживания дедлайнов
  • Шаблоны планов проектов
  • Инструменты для установки напоминаний
  • Диаграммы Ганта

Размер группы

От 5 до 12 человек

Поэтапное выполнение

ЭтапОписаниеВремя
1. ПланированиеОпределение задач и установка сроков30 минут
2. Оценка рисковВыявление возможных препятствий20 минут
3. Создание системы контроляРазработка методов отслеживания25 минут
4. Установка контрольных точекОпределение промежуточных проверок15 минут
5. Симуляция управленияПрактика работы с дедлайнами40 минут

Обсуждение, актуальные вопросы

  • Как правильно оценить время на выполнение задачи?
  • Какие инструменты наиболее эффективны для контроля сроков?
  • Что делать при угрозе срыва дедлайна?
  • Как мотивировать себя на своевременное выполнение задач?
  • Как правильно расставлять приоритеты при множестве дедлайнов?

Интерпретация результатов

ПоказательЦелевое значение
Соблюдение дедлайновНе менее 90%
Точность планированияОтклонение не более 15%
Своевременность реакции на рискиДо 24 часов

Рекомендации для ведущего

  • Подготовьте реальные примеры успешного управления дедлайнами
  • Обсудите типичные причины срыва сроков
  • Научите участников создавать временные буферы
  • Покажите методы быстрого восстановления графика
  • Уделите внимание психологическим аспектам управления временем

Возможные модификации упражнения

  • Создание системы раннего предупреждения о рисках срыва
  • Разработка персональных стратегий управления временем
  • Внедрение командных методов контроля дедлайнов
  • Использование геймификации для мотивации
  • Создание системы взаимной поддержки в команде

20.9 Упражнение «Анализ активностей»

Описание упражнения

Упражнение фокусируется на глубоком анализе всех активностей менеджера по продажам в течение рабочего дня. Участники учатся проводить хронометраж, выявлять продуктивные и непродуктивные действия, а также оптимизировать свою деятельность на основе полученных данных.

Цель упражнения

  • Научиться анализировать эффективность рабочего времени
  • Определить ключевые показатели продуктивности
  • Выявить источники потерь времени
  • Разработать стратегии повышения эффективности

Реквизит

  • Таблицы учета активностей
  • Программы для хронометража
  • Дневники наблюдений
  • Аналитические формы
  • Инструменты визуализации данных

Размер группы

От 3 до 10 человек

Поэтапное выполнение

ЭтапОписаниеВремя
1. ПодготовкаОпределение параметров анализа20 минут
2. Сбор данныхФиксация всех активностей60 минут
3. КлассификацияКатегоризация активностей30 минут
4. Анализ данныхОбработка собранной информации45 минут
5. Выводы и планированиеРазработка рекомендаций25 минут

Обсуждение, актуальные вопросы

  • Какие активности приносят наибольшую отдачу?
  • Где происходят основные потери времени?
  • Как распределяется время между разными типами задач?
  • Какие активности можно сократить или исключить?
  • Какие инструменты помогут повысить эффективность?

Интерпретация результатов

Тип активностиОптимальная доля времени
Прямые продажи50-60% рабочего времени
Административная работа15-20% рабочего времени
Обучение и развитие10-15% рабочего времени

Рекомендации для ведущего

  • Обеспечьте участников удобными инструментами учета
  • Помогите в определении критериев анализа
  • Научите выявлять скрытые потери времени
  • Покажите методы визуализации результатов
  • Помогите в разработке персональных стратегий оптимизации

Возможные модификации упражнения

  • Использование цифровых трекеров активности
  • Проведение командного анализа и обмена опытом
  • Создание персональных дашбордов эффективности
  • Внедрение системы регулярного мониторинга
  • Разработка шаблонов оптимального распределения времени

20.10 Упражнение «Баланс задач»

Описание упражнения

Упражнение направлено на развитие навыков балансировки различных типов задач в работе менеджера по продажам. Участники учатся эффективно распределять время между срочными и важными задачами, соблюдать баланс между активными продажами и поддержкой существующих клиентов.

Цель упражнения

  • Научиться оптимально распределять время между разными типами задач
  • Освоить методы поддержания баланса приоритетов
  • Развить навыки многозадачности без потери эффективности
  • Улучшить показатели общей продуктивности

Реквизит

  • Матрица распределения времени
  • Карточки с различными типами задач
  • Таймер или секундомер
  • Шаблоны планирования
  • Диаграммы для визуализации баланса

Размер группы

От 4 до 12 человек

Поэтапное выполнение

ЭтапОписаниеВремя
1. Категоризация задачРазделение задач по типам и приоритетам25 минут
2. Временное распределениеОпределение оптимального времени на каждый тип задач30 минут
3. Создание расписанияСоставление сбалансированного плана работы35 минут
4. СимуляцияПрактическая отработка переключения между задачами40 минут
5. Анализ и корректировкаОценка эффективности и внесение изменений20 минут

Обсуждение, актуальные вопросы

  • Как определить оптимальное соотношение разных типов задач?
  • Какие признаки указывают на нарушение баланса?
  • Как эффективно переключаться между разными типами задач?
  • Какие инструменты помогают поддерживать баланс?
  • Как адаптировать баланс под изменяющиеся условия?

Интерпретация результатов

Показатель балансаОптимальное значение
Активные продажи40-50% времени
Работа с текущими клиентами30-35% времени
Административные задачи15-20% времени

Рекомендации для ведущего

  • Подготовьте примеры успешного баланса задач
  • Обсудите различные стратегии переключения между задачами
  • Помогите участникам найти их индивидуальный ритм работы
  • Акцентируйте внимание на признаках дисбаланса
  • Предложите инструменты для регулярного мониторинга баланса

Возможные модификации упражнения

  • Включение элементов стресс-тестирования системы баланса
  • Разработка персональных стратегий балансировки
  • Создание системы взаимной поддержки в команде
  • Внедрение цифровых инструментов контроля баланса
  • Организация регулярных сессий по корректировке баланса

Итоговая таблица упражнений

УпражнениеФокусировкаВремя на выполнение
20.1 Приоритизация задачЭффективное управление приоритетами80 минут
20.2 Планирование встречОптимизация расписания95 минут
20.3 CRM-системаАвтоматизация работы с клиентами130 минут
20.4 Воронка продажОптимизация процесса продаж150 минут
20.5 Оптимизация процессовУлучшение рабочих процессов175 минут
20.6 ДелегированиеРаспределение задач120 минут
20.7 Автоматизация рутиныОптимизация повторяющихся задач150 минут
20.8 Контроль дедлайновУправление сроками130 минут
20.9 Анализ активностейОценка эффективности действий180 минут
20.10 Баланс задачОптимальное распределение времени150 минут