Автор ТЗ — Олег Хрулёв, при создании использовались методы искусственного интеллекта.
Можно бесплатно применять данный пример технического задания на свое усмотрение.
Статьи с дополнительной информацией
- Техническое задание — онлайн-конференция
- Техническое задание — оффлайн-конференция
- Организация психологической конференции: пошаговое руководство
1. Общая информация
1.1. Основные параметры
- Название: [Название конференции]
- Даты проведения: [Даты]
- Место проведения: [Место]
- Продолжительность: 3 дня
- Количество участников: 300-400 человек
- Количество спикеров: 30-40 человек
- Формат: пленарные заседания + секционные сессии
1.2. Цели и задачи
- Обмен профессиональным опытом
- Презентация новых исследований
- Нетворкинг участников
- Повышение квалификации
- Публикация сборника материалов
2. Требования к площадке
2.1. Помещения
- Основной конференц-зал:
- Вместимость: 400 человек
- Система кондиционирования
- Профессиональный свет и звук
- Проекционное оборудование
- Залы для секций:
- 3-4 зала на 80-100 человек
- Мультимедийное оборудование
- Микрофоны и колонки
- Дополнительные помещения:
- Зона регистрации
- Гардероб
- Комната для спикеров
- Помещение для кофе-брейков
- Обеденная зона
- Технические помещения
2.2. Техническое оснащение
| Оборудование | Количество | Характеристики |
|---|---|---|
| Проекторы | 5 | 5000+ люмен, Full HD |
| Экраны | 5 | 4×3м, моторизированные |
| Микрофоны | 20 | Беспроводные + петличные |
| Ноутбуки | 10 | Для презентаций и регистрации |
3. Программа конференции
3.1. Расписание
День 1:
- 08:00-10:00 — Регистрация участников
- 10:00-11:00 — Торжественное открытие
- 11:00-13:00 — Пленарное заседание
- 13:00-14:00 — Обед
- 14:00-16:00 — Параллельные секции
- 16:00-16:30 — Кофе-брейк
- 16:30-18:00 — Мастер-классы
- 19:00-22:00 — Приветственный фуршет
День 2:
- 09:00-11:00 — Параллельные секции
- 11:00-11:30 — Кофе-брейк
- 11:30-13:00 — Круглые столы
- 13:00-14:00 — Обед
- 14:00-16:00 — Постерная сессия
- 16:00-16:30 — Кофе-брейк
- 16:30-18:00 — Воркшопы
День 3:
- 09:00-11:00 — Параллельные секции
- 11:00-11:30 — Кофе-брейк
- 11:30-13:00 — Пленарное заседание
- 13:00-14:00 — Обед
- 14:00-15:30 — Подведение итогов
- 15:30-16:30 — Закрытие конференции
3.2. Форматы выступлений
- Пленарные доклады (40 минут)
- Секционные доклады (20 минут)
- Постерные доклады
- Мастер-классы (90 минут)
- Круглые столы (90 минут)
- Воркшопы (90 минут)
4. Организационная структура
4.1. Команда проекта
- Руководство:
- Председатель оргкомитета
- Научный руководитель
- Исполнительный директор
- Организационный комитет:
- Координатор спикеров
- Менеджер по логистике
- PR-менеджер
- Технический директор
- Технический персонал:
- Администраторы залов
- Техники по оборудованию
- IT-специалисты
- Фотографы/видеооператоры
- Вспомогательный персонал:
- Регистраторы
- Волонтеры
- Переводчики
- Медицинский работник
5. Логистика
5.1. Транспорт и размещение
- Трансферы:
- Аэропорт — отель
- Отель — место проведения
- Проживание:
- Бронирование отелей
- Специальные тарифы
- Разные категории номеров
5.2. Питание
- Кофе-брейки (2 раза в день)
- Обеды
- Приветственный фуршет
- Специальные диеты
- Вода и напитки
6. Регистрация и материалы
6.1. Пакет участника
- Бейдж
- Программа конференции
- Блокнот и ручка
- Сборник тезисов
- Информационные материалы
- Сертификат участника
- Сувенирная продукция
6.2. Система регистрации
- Онлайн-регистрация:
- Веб-форма
- Система оплаты
- Подтверждение участия
- Регистрация на месте:
- Стойки регистрации
- Терминалы оплаты
- Печать бейджей
7. Продвижение
7.1. Маркетинговая стратегия
- Каналы продвижения:
- Профессиональные ассоциации
- Университеты и институты
- Социальные сети
- Email-рассылки
- Профессиональные СМИ
- PR-мероприятия:
- Пресс-релизы
- Интервью со спикерами
- Пресс-конференция
8. Безопасность
8.1. Меры безопасности
- Охрана мероприятия
- Контроль доступа
- Медицинское обеспечение
- Противопожарная безопасность
- План эвакуации
8.2. Страхование
- Страхование ответственности
- Страхование оборудования
- Медицинская страховка для участников
9. Пост-продакшн
- Документация:
- Фото и видеоматериалы конференции
- Стенограммы ключевых выступлений
- Сборник материалов конференции
- Отчет о мероприятии
- Публикации:
- Издание сборника докладов
- Публикация в научных журналах
- Размещение материалов на сайте
- Создание архива конференции
- Обратная связь:
- Анкетирование участников
- Сбор отзывов спикеров
- Анализ успешности мероприятия
- Подготовка рекомендаций для будущих конференций
10. Финансовое планирование
10.1. Статьи расходов
- Аренда помещений:
- Конференц-залы
- Дополнительные помещения
- Техническое оборудование
- Персонал:
- Оплата организаторам
- Гонорары спикерам
- Оплата техническому персоналу
- Компенсации волонтерам
- Питание:
- Кофе-брейки
- Обеды
- Фуршет
- Вода и напитки
- Полиграфия и материалы:
- Печать сборников
- Раздаточные материалы
- Бейджи и сертификаты
- Сувенирная продукция
- Маркетинг и PR:
- Реклама
- Работа со СМИ
- Промо-материалы
10.2. Источники финансирования
- Регистрационные взносы участников
- Спонсорские пакеты
- Гранты и поддержка организаций
- Выставочные места
- Дополнительные активности
11. Оценка эффективности
11.1. Количественные показатели
- Число участников
- Количество докладов
- Финансовые показатели
- Медиа-охват
- Публикационная активность
11.2. Качественные показатели
- Удовлетворенность участников
- Научная ценность докладов
- Практическая применимость
- Налаживание профессиональных связей
- Репутационный эффект
12. Риск-менеджмент
12.1. Возможные риски
- Организационные:
- Недобор участников
- Отмена выступлений ключевых спикеров
- Технические неполадки
- Проблемы с помещением
- Финансовые:
- Превышение бюджета
- Отказ спонсоров
- Непредвиденные расходы
- Форс-мажорные:
- Погодные условия
- Эпидемиологическая ситуация
- Внешние ограничения
12.2. Меры предотвращения
- Резервные планы по каждому направлению
- Страхование ключевых рисков
- Финансовые резервы
- Дублирование критически важных функций
- Постоянный мониторинг ситуации
13. Дополнительные активности
13.1. Сопутствующие мероприятия
- Выставка профессиональной литературы
- Презентации издательств
- Нетворкинг-сессии
- Культурная программа
- Экскурсии для иногородних участников
13.2. Специальные возможности
- Индивидуальные консультации со спикерами
- Закрытые мастер-классы
- Презентация новых методик
- Подписание соглашений о сотрудничестве
- Вручение профессиональных наград